Колесо большого механизма

Когда человек не может самостоятельно решить какой-либо житейский вопрос, он может обратиться за помощью в администрацию округа.  В ее структуру входит множество управлений и отделов, являющихся колесами большого механизма.  Обращаясь к муниципальным служащим, гражданин встречается, прежде всего, со специалистом управления делами и организационной работы. Какой путь проходит письменное или устное обращение, прежде чем человек получит на него ответ? Об этом и многом другом рассказала начальник управления Ольга Русанова.

— Ольга Анатольевна, расскажите о направлениях деятельности вашего управления…

 — В структуру нашего управления входит отдел муниципальной службы и кадров, а также специалисты, ответственные за прием письменных и устных обращений граждан и юридических лиц; организацию проведения личного приема граждан главой и его заместителями; работу интернет-приемной; организационно-контрольную работу (сопровождение праздничных мероприятий с участием главы округа, подготовка наградных документов), контроль осуществления всех нормативных документов, поступивших на имя главы (ответы в установленные сроки), составление планов работы администрации и контроль за их исполнением.

— Каким образом вам удается отслеживать исполнение документов в установленные сроки?

— У нас существует электронная база контрольных документов губернатора и документов главы. Что касается письменных обращений граждан, то мы работаем в программе «Дело», в которой контрольный срок отслеживается самой программой. Существует также программа «Практика», которая связывает нас непосредственно с Администрацией Приморского края напрямую. Когда мы перешли на электронный документооборот, работать стало гораздо удобнее. Уже два года как стали меньше пользоваться услугами почты России, а пересылаем все ответы в электронном виде, а это, прежде всего, оперативность. Программа действует таким образом, что  документ сканируется и в электронном виде отправляется адресату.

— Как в любом управлении, вы, наверняка, готовите какие-то отчеты. С какой периодичностью вам необходимо это делать?

— В зависимости от характера информации отчеты готовим ежемесячные, поквартальные и годовые. Ведем статистику и анализ устных обращений граждан, письменных, служебной корреспонденции. Сейчас я говорю только о тех документах, которые поступают на имя главы. Кроме этого, в каждом управлении администрации имеется специалист, который учитывает также документы, поступающие на имя начальника управления.

— Увеличился ли в последние годы документооборот?

— Да, и заметно. Я работаю в администрации 14 лет и помню, что в первые годы было около 3000 обращений граждан в год. На сегодняшний день эта цифра возросла до 10 с лишним тысяч. То есть, документооборот увеличился более чем в три раза. Это же касается и служебной документации. Например, в прошлом году в адрес главы поступило 10389 письменных обращений граждан, что на 1167 больше, чем в 2013 году (а в 2004 году их количество составляло 3466).

— Ольга Анатольевна, по каким вопросам граждане обращаются в администрацию чаще всего, и с чем это связано?

— По тематическому характеру обращения граждан охватывают широкий спектр вопросов, однако наибольшее их количество касается  архитектуры и градостроительства. Это связано с вступлением в действие закона Приморского края о бесплатном предоставлении земельных участков для индивидуального жилищного строительства молодым семьям и семьям, имеющим двух детей, а также федерального закона о бесплатном предоставлении земельных участков для индивидуального жилищного строительства гражданам, имеющим трех и более детей. Также управлением архитектуры рассматривается ряд вопросов по установке рекламных конструкций, выдаче и утверждению градостроительных планов, вводу объектов в эксплуатацию, выдаче разрешений на строительство, о продлении сроков аренды земельных участков и так далее.

— Какие же обращения на втором месте?

— На втором месте по востребованности — вопросы землепользования, например: предоставление в собственность гражданам земельных участков в садоводческих товариществах, оформление в собственность земельных участков к жилым домам. На третьем — жилищно-коммунального хозяйства.

— На какие категории подразделяются обращения граждан?

— Обращения граждан рассматриваются как предложения, заявления и жалобы.

— На что же жалуются артемовцы?

— Наибольшее число жалоб поступает в адрес руководителей организаций, управляющих компаний по вопросам благоустройства придомовых территорий, установке мусорных контейнеров для многоквартирных домов. В зависимости от сезона (зима-весна) увеличивается количество жалоб на состояние дорог округа. Жалобы по вопросам коммунального хозяйства в связи с постоянно растущими ценами на тарифы ЖКХ и высокими размерами ОДН.

— Ольга Анатольевна, давайте рассмотрим конкретный пример движения письменного обращения гражданина. Предположим, на имя главы округа жители ул. Герцена направили обращение, в котором просят разобраться по поводу отсутствия уличного освещения. Что происходит с этим обращением?

— Данное обращение мы регистрируем: определяем тематику, присваиваем входящий номер, дату поступления, срок направления ответа, заполняем регистрационную карточку и направляем на рассмотрение главе или его заместителю. Затем обращение расписывается исполнителю, в данном случае начальнику управления жизнеобеспечения и благоустройства Волошиной Г.П., так как решение этого вопроса находится в ее компетенции. Специалист управления делами отмечает в регистрационной карточке, что данное обращение направлено Волошиной Г.П., и передает письмо на исполнение. Специалисты управления жизнеобеспечения разбираются и изучают данный вопрос и подготавливают ответ жителям ул. Герцена: по какой причине не проводится уличное освещение, и какие шаги администрация предпримет для решения этого вопроса. Срок подготовки ответа исполнителем составляет 30 календарных дней с момента регистрации.

— Но ведь есть вопросы, на которые невозможно ответить, не выходя из кабинета…

— Конечно, и их немало. В этом случае специалисты выезжают на место, проводят обследование, составляют необходимый документ, и вопрос решается в зависимости от ситуации.

— Как долго и где хранятся обращения граждан?

— Корреспонденция хранится в архиве на протяжении пяти лет. Но по земельным вопросам стараемся хранить дольше, так как спорные ситуации могут разрешаться годами.

— Ольга Анатольевна, какие вопросы чаще задают граждане на личном приеме главы округа?

— Больше вопросов, касающихся жилищно-коммунальных проблем, причем приходят на прием не по одному, а обычно коллективно. Остро стоят вопросы обеспечения муниципальным жильем, предоставления в собственность либо в аренду земельных участков, и масса других, конечно.

— Организацией приема главы по личным вопросам занимаются тоже специалисты вашего управления. Что входит в их обязанности?

— Ежемесячно формируется график приема граждан главой и его заместителями, который утверждается и публикуется в официальной прессе. На протяжении времени до начала приема наш специалист записывает граждан, затем готовит карточку личного приема, где отражается суть вопроса, и передает информацию в соответствующее управление. При необходимости служащие управлений выезжают на место, чтобы убедиться в актуальности проблемы, изучают ситуацию. К моменту приема у главы они уже имеют представление о возможностях ее решения.

— Какие еще функции выполняют ваши специалисты?

— К нашему управлению относятся и секретари главы и его заместителей, которые занимаются организацией и планированием рабочего дня своего руководителя, являясь его первым помощником. Когда проводятся совещания, секретарь ведет протокол, который является обязательным документом. Кроме того, он же готовит печатные материалы по повестке дня, раздает всем ответственным лицам, например, по подготовке какого-то мероприятия, собирает необходимую информацию и так далее. Также специалисты управления делами участвуют в организации встреч делегаций из других регионов, обеспечивают им проживание в гостиницах, питание и транспортное перемещение, конечно, при помощи начальников соответствующих управлений и отделов. Без наших специалистов не проходит ни одно мероприятие в городе, ни одно совещание. Наша работа кажется не столь видимой, но от четкости ее исполнения зависит общий успех многих мероприятий, в том числе общегородских.